+7 (383) 217-48-20

г. Новосибирск, ул.Ядринцевская, 68/1, офис 305






Об использовании факсимиле в договорах

На практике многие организации используют факсимиле вместо собственноручной подписи руководителя либо сотрудника. Связано это с тем, что факсимиле – это экономия времени, нет необходимости лично подписывать договоры, отчетность и иные документы. Факсимиле часто используется в случаях, когда руководитель находится в одном городе, а организация осуществляет свою деятельность в другом или даже нескольких городах, а уполномоченного на подписание документов сотрудника по различным причинам предприятие не имеет. Направлять договоры на подпись по почте не всегда удобно, тем более неудобно для этих целей руководителю ездить по городам.

Итак, Вы решили использовать факсимиле вместо собственноручной подписи?

Согласно ст. 160 Гражданского кодекса РФ. Сделка в письменной форме должна быть совершена путем составления документа, выражающего ее содержание и подписанного лицом или лицами, совершающими сделку, или должным образом уполномоченными ими лицами.

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

В настоящее время закон не имеет положений, прямо регулирующих использование факсимиле. Единственным способом узаконить использование факсимиле в отношениях между сторонами договора, это составить соглашение об использовании подписи – факсимиле. Важно указать, что такое соглашение необходимо подписать собственноручно.

В подтверждение положения ч.2 ст.160 ГК РФ о соглашении сторон как о способе установления законного использования факсимиле можно привести примеры из судебной практики:

Как указано в Постановлении ФАС Уральского округа от 02.12.2011 по делу № А47-588/2011 – «товарная накладная, содержащая факсимильное воспроизведение подписи покупателя, не является доказательством поставки товара, если возможность использования факсимиле не предусмотрена договором.

Пунктом 2 ст. 160 Гражданского кодекса РФ определено, что использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Законом о бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 № 34 не предусмотрена возможность использования факсимиле на документах, имеющих финансовые последствия. Накладная является первичным учетным документом, который составляется по установленной форме и должна содержать обязательные реквизиты, перечень которых определен вышеуказанными правовыми нормами, в том числе личные подписи лиц, ответственных за проведение хозяйственных операций».

В Постановлении Арбитражного суда Московского округа от 14.12.2016 по делу № А41-56055/2014 сказано – «использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронной подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон (пункт 2 статьи 160 Гражданского кодекса Российской Федерации). По условиям договора все изменения к договору совершаются в письменной форме, подписываются уполномоченными представителями сторон.

Учитывая заключение эксперта, а также условия договора, суды пришли к выводу о том, что стороны не согласовали возможность составления документов с использованием факсимиле.

Суды пришли к выводу о том, что представленный в материалы дела акт приема-передачи не был подписан со стороны истца уполномоченным лицом, в связи с чем помещение не могло быть передано субарендатору на основании указанного акта».

Однако существует судебная практика, которая признает возможность использования факсимиле и без соглашения:

Так, в Решении Арбитражного суда Сахалинской области по делу № А59-2646/2016 суд пришел к выводу, что «наличие подписи продавца, выполненной путем факсимиле, которое согласно пункту 2 статьи 160 ГК РФ является аналогом собственноручной подписи, допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными нормативными актами или соглашением сторон. Использование поставщиком факсимильной подписи обусловлено спецификой выполнения сторонами по контракту его условий, в том числе и географической отдаленностью участников сделки, что не противоречит названной норме.

Сам по себе факт использования при заключении договора факсимиле не свидетельствует об отсутствии волеизъявления владельца факсимиле на подписание договора. Кроме этого, контракт не может считаться незаключенным в силу установленного законодательством Российской Федерации порядка заключения договоров в письменной форме (пункт 3 статьи 434, пункт 3 статьи 438 ГК РФ)».

В Постановлении Арбитражного суда Северо-Западного округа по делу № А21-4205/2015 указано, что «согласно пункту 2 статьи 160 ГК РФ использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Доказательств заключения сторонами в письменном виде соглашения об использовании факсимильного воспроизведения подписи материалы дела не содержат, однако, как правомерно указали суды, у сторон сложилась определенная практика по использованию факсимильного воспроизведения подписи при взаимодействии по договору, о чем свидетельствуют иные представленные в дело документы, подписанные тем же способом (т.д. 2, л. 49, 60, 151)».

Таким образом, на сегодняшний день имеется противоречивая судебная практика, с одной стороны суды приходят к выводу о невозможности применения факсимиле без соглашения сторон, с другой стороны наличествует практика в соответствии с которой суды допускают использование факсимиле вместо собственноручной подписи без соглашения. По мнению сотрудников Юридической компании «Город» анализируя судебные акты можно прийти к нескольким выводам, каким же образом можно обезопасить себя при применении факсимиле.

Во-первых, необходимо заключить соглашение об использовании факсимиле, данное соглашение может быть как в форме отдельного документа, так и в виде положения включенного в основной договор;

Во-вторых, можно выдать доверенность сотруднику, который и будет действовать от компании при заключении договора, в таком случае необходимости в факсимиле попросту не будет. Подпись в доверенности должна быть проставлена руководителем собственноручно;

В-третьих, можно обойтись без составления вышеперечисленных документов, а в случае возникновения спорных ситуаций указывать на сложившуюся практику отношений между компаниями. В подтверждение необходимо представить дополнительные договоры, акты и другие документы с этим же контрагентом, в которых используется факсимиле.

 

Юрист ООО ЮК «Город»                                                  Д.П. Фомин

 

К статьям